Realizując wymagania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1)  ( dalej „RODO”), chcemy poinformować, zgodnie z art. 13 a także art. 14  RODO, jak przetwarzamy Twoje dane, które są udostępniane w toku realizacji działań marketingu bezpośredniego, przygotowania i realizacji umów oraz  innych działań biznesowych związanych z podstawową działalnością Spółki. Jest ona przeznaczona dla osób fizycznych, których dane przetwarza Spółka oraz pracowników/współpracowników Spółki lub jej podwykonawców, w przypadku udostępniania ich danych. Jest ona uporządkowana odpowiednio do kolejności poszczególnych wymagań wspomnianych art. 13 oraz 14 RODO.

1. Kto odpowiada za Twoje dane osobowe? (Administrator) 

Administratorem danych osobowych jest Spółka Firma PRK 7 NIERUCHOMOŚCI Sp. z o.o. została wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000151019; REGON: 015460299; NIP: 522-26-90083.

2. Jak się skontaktować z Administratorem? 

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się listownie z Administratorem na adres:  PRK7 Nieruchomości spółka z ograniczona odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Leszno 12, II piętro, 01 – 192 Warszawa z dopiskiem „Ochrona Danych Osobowych”, za pomocą poczty elektronicznej na adres email: prk7sekretariat@prk7nieruchomosci.com.pl lub telefonicznie pod numerem +48 22 691 46 46.

3. Cele przetwarzania oraz podstawy prawne w przypadku przetwarzania danych osób fizycznych będących klientami Spółki

1. dobrowolna zgoda osoby fizycznej na działania związane z marketingiem  bezpośrednim produktów i usług oferowanych przez Administratora na podstawie  art.6 ust. 1 lit. a RODO. Oświadczenie zgody odnotowywane jest podczas przeglądania strony internetowej spółki lub produktu. Należy pamiętać, że w każdej chwili ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Działania te będą prowadzone do czasu podjęcia działań związanych z przygotowaniem umowy na zakup produktów administratora lub wycofaniem przez swojej zgody;
2. dobrowolna zgoda osoby fizycznej zainteresowanej ofertą Spółki, z przypadku pozyskiwania danych w sposób inny, niż od te osoby, której dane dotyczą (np. z portali internetowych specjalizujących się w pośrednictwie nieruchomości). Zakres pozyskiwanych danych to dane kontaktowe (imię i nazwisko, numer telefonu, adres email), informacje dotyczące preferencji zakupowych, np. lokalizacja, powierzchnia lokalu;
3. podejmowanie konkretnych działań na Pani/Pana żądanie w związku z przygotowaniem umowy, jej podpisaniem i realizacją, na podstawie art. 6 ust. 1 lit b RODO przez okres jej realizacji;
4. realizowanie działań związanych z podpisaną umową, związanych z wypełnianiem obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – przez okres niezbędny do wypełniania tych obowiązków przez Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
5. realizowanie archiwizacji przez okresy wymagane przepisami prawa dla poszczególnego rodzaju dokumentacji, np. dokumenty rozliczeniowe dla celów podatkowych, przez 5 lat od czasu zakończenia roku, w którym zaistniał obowiązek podatkowy oraz dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. realizacja umowy o pracę/innej umowy zawartej pomiędzy osobą a Administratorem, w tym w celu ustalenia oraz wypłaty wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b) RODO – przez okres zatrudnienia;
7. realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora przepisami Kodeksu pracy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b oraz c RODO – przez okres zatrudnienia,
8. realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego polegających na dokonaniu obowiązkowych zgłoszeń i rejestracji pracownika Administratora, a także ustalenia, pobrania i wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy, zgodnie z  art. 6 ust. 1 lit. c) RODO  – przez okres 50/10 lat w zakresie przechowywania dokumentów na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty;
9. realizacja obowiązków prawnych związanych z prowadzeniem działalności socjalnej na rzecz pracowników, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przez okres zatrudnienia;
10. realizacja obowiązków pracodawcy zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przeprowadzania niezbędnych szkoleń, badań lekarskich, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przez okres 10 lat po ustaniu zatrudnienia;
11. w zakresie, w jakim spółka stosuje monitoring wizyjny w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest organizacja procesu pracy, ochrona osób przebywających na terenie zarządzanym przez Administratora, ochrona mienia oraz informacji należących do Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO –  przez okres do 3 mies. po ustaniu zatrudnienia;

4. Cele przetwarzania oraz podstawy prawne przetwarzania danych osobowych kontrahentów Spółki i udostępnianych przez nich danych osób fizycznych

1.  jest przygotowanie, zawarcie i wykonanie  umowy przez PRK7 Nieruchomości Sp. z o.o. o współpracę / świadczenie usług z osobą fizyczną/lub osobą prawną, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w zakresie: imię, nazwisko, adres działalności, nr NIP, REGON, KRS, dane dotyczące czasu pracy, nr rachunku bankowego, dane kontaktowe, stanowisko;
2. realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na  ułatwieniu współpracy/realizacji umowy z kontrahentem/konsorcjantem/podwykonawcą lub ich pracownikiem/współpracownikiem zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w zakresie: imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe;
3. realizacja uzasadnionego interesu Administratora, którym jest ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrony przed roszczeniami w drodze postępowań pozasądowych, sądowych lub egzekucyjnych, w zakresie w jakim pozyskane dane określone wyżej są to tego niezbędne, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
4. realizacja uzasadnionego interesu prawnego Administratora polegającego na archiwizowaniu dokumentacji dotyczącej m.in. zawartych umów, dostaw, rozliczeń, reklamacji, dokumentacji księgowej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w związku m.in. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej);
5. w zakresie, w jakim Administrator stosuje monitoring wizyjny lub inne formy monitoringu Administrator przetwarza Twoje dane osobowe celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z zapewnieniem organizacji procesu pracy, ochrony osób przebywających na terenie zarządzanym przez Administratora, ochrony mienia oraz informacji należących do Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
6. w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z wykazaniem kwalifikacji własnego personelu oraz doświadczenia personelu kontrahenta/podwykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków i wymogów stawianych w związku z ubieganiem się o zamówienia na podstawie Prawa zamówień publicznych lub innym, w tym w szczególności w ramach postępowań podprogowych, zapytań ofertowych, przetargów i negocjacji,  zgodnie z  art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
7. realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z usprawnieniem komunikacji elektronicznej z kontrahentami/podwykonawcami Administratora  w zakresie danych dot. imienia, nazwiska, stanowiska, adresu email, nr telefonu,  zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

5. Prawa osób, których dane przetwarza PRK7 NIERUCHOMOSCI Sp. z o.o.  

Na podstawie przepisów RODO osobom fizycznym będącym osobami zainteresowanymi/ klientami/ kontrahentami/ podwykonawcami lub jej pracownikom/współpracownikami  przysługują określone poniżej prawa:

1. dostępu do swoich danych,
2. żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania Twoich danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
3. żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania,
4. sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w przypadku gdy Administrator przetwarza te dane w prawnie uzasadnionym interesie,
5. do cofnięcia zgody w dowolnym momencie; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6. wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), fax. 22 531 03 01, godziny pracy urzędu: 8.00 – 16.00). Złożenie do UODO skarg w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej możliwe jest przy użyciu dedykowanych formularzy udostępnionych na platformie biznes.gov.pl. Platforma ta wytwarza urzędowe poświadczenie odbioru dokumentów elektronicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

6. Inspektor Ochrony Danych 

W PRK7 NIERUCHOMOSCI Sp. z o.o. został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych. W przypadku realizacji wymienionych praw oraz zapytań związanych z ochroną danych osobowych, każda osoba, może zadawać pytania lub złożyć wniosek, kierując go na adres email iod@grupatrakcja.com, lub telefonicznie na nr 693 553 005.

7. Odbiorcy i kategorie odbiorców danych osobowych 

Dane osobowe udostępniane są następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych:

1. usługodawcy świadczący usługi, (np. podmioty świadczące usługi księgowo-kadrowe; usługi prawne; audytowe; usługi IT na podstawie umów powierzenia przetwarzania);
2. pośrednicy nieruchomości (jeżeli Pani/Pana zgoda została zebrana za ich pośrednictwem);
3. spółki z Grupy Trakcja PRKiI S.A.;
4. jeżeli taki obowiązek wynika z podpisanej umowy w szczególności umowy podpisanej na podstawie Prawa zamówień publicznych, Zamawiający;
5. jeżeli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Administrator może też udostępniać Twoje dane osobowe uprawnionym organom państwowym, w tym m.in.: Urzędowi Skarbowemu; Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych; Państwowej Inspekcji Pracy; Urzędowi Transportu Kolejowego;  Komisja Nadzoru Finansowego; Policji i Prokuraturze;

8. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich. W przypadku konieczności przekazywania danych osobowych do państw trzecich, tj. do odbiorców, w których nie obowiązują przepisy RODO, Administrator, zapewniając odpowiednie zabezpieczenia w rozumieniu art. 46 RODO, zawiera umowę z odbiorcą, która spełnia wymagania określone w przepisach Komisji (UE) w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

9. Źródła pochodzenia danych 

W przypadku pozyskiwania danych dotyczących osób zainteresowanych zakupem nieruchomości, są one udostępniane przez podmioty, z których usług osoby korzystały, uzyskując informację o produktach Administratora, najczęściej podmioty, zajmujące się pośrednictwem nieruchomości.

Dane osobowe wskazywane do kontaktu/obsługi klienta pozyskiwane bezpośrednio lub pośrednio na etapie nawiązania współpracy/przygotowania umowy od kontrahentów/podwykonawców.

10. Profilowanie danych 

Administrator dokonuje przetwarzania danych osobowych, w tym informacji o Pani/Pana aktywności na stronie internetowej Spółki, w celu dostarczenia Pani/Panu informacji o produktach i usługach, których nabyciem może być Pani/Pan najbardziej zainteresowana/y. Decyzję o dostarczeniu konkretnej informacji podejmuje jednak pracownik Administratora, co oznacza, że nie jest ona wyłącznie zautomatyzowaną decyzją.

11. Okres przechowywania danych 

PRK7 NIERUCHOMOSCI Sp. z o.o. przechowuje Państwa dane osobowe przez okres nie dłuższy niż konieczny do osiągnięcia celów, dla których zebrano dane lub, jeśli jest to konieczne, w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem, w szczególności przez okres obowiązywania umowy i okres przedawnienia roszczeń.